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Ofimática

Ofimática Básica

q es la ofimatica

Anteriormente hablamos sobre la definición de ofimática, comentamos su notable importancia para la realización eficiente de las tareas asignadas dentro del ambiente de oficina, diferenciamos la burótica de la informática, también hablamos de sus alcances, lo que esperamos de la ofimática y describimos las diferentes clases de software que usamos con el fin de producir y preservar el flujo de información que mantiene vivas nuestras empresas.

Para alcanzar éste fin, es necesario tener un conocimiento primario del funcionamiento de estas herramientas, ¿Cómo pueden ayudarnos y cómo podemos usarlas? Prepararse de forma autodidacta para conocer éstos programas es muy sencillo puesto que están tan distribuidos en nuestro medio que en algún momento empezamos a usarlos como si fuese natural, como si estuviéramos programados para ello (desde nuestros hogares, con la pc de escritorio cuando abrimos las aplicaciones y empezamos a escribir, explorarlas para conseguir algunos formatos y vemos a nuestros familiares o allegados trabajar en ellas). Por otra parte, podríamos también prepararnos académicamente en la teoría y la práctica, para obtener de personas calificadas (técnicos de ofimática, por ejemplo) las directrices básicas para utilizar los paquetes ofimáticos con la mejor eficiencia posible. Esos conocimientos sencillos pero extremadamente útiles acerca del funcionamiento, la accesibilidad, la configuración y otras características del software, conforman en conjunto lo que llamamos ofimática básica.

¿Qué es la ofimática básica?

Es el conjunto de conocimientos primordiales que permiten al usuario trabajar con los programas de las suites ofimáticas de manera eficiente, intentando aprovechar todo el potencial del software en la medida de sus propias habilidades técnicas, con la intención de conseguir archivos con la mejor calidad posible.

Entre los conocimientos básicos y generales a cada programa que debemos manejar están las partes de la interfaz, teclas rápidas, inicio y funciones específicas de cada uno además de la accesibilidad y compatibilidad con otros sistemas operativos y suites ofimáticas.

Con respecto a los procesadores de texto, tomando como ejemplo Microsoft Word, debemos conocer el entorno de trabajo y diferenciar entre las distintas clases de documentos de texto que podrían solicitarnos en la oficina, sabes entonces si el procesador de texto tiene plantillas o si has de empezar dicho documento desde cero. Dar formato básico a los textos (márgenes, tamaño de página, tipo y estilo de fuente, entre otras características). El procedimiento para guardar los documentos, como editarlos posteriormente y la forma de compartirlos a través de la red local de tu trabajo o enviarlos vía correo electrónico. Conviene saber utilizar al menos dos procesadores de texto para aprovechar al máximo las oportunidades de trabajo (por ejemplo Word y Writer de Open Office) además de un procesador en línea como Google Docs.

Al hablar de la hoja de cálculo, conviene saber la forma de iniciarlo, crear un nuevo documento, manejar adecuadamente y con soltura la organización de los caracteres alfanuméricos en las celdas. Conocer las funciones matemáticas básicas que incorpora el programa así como el proceso para crear las diferentes gráficas. Conocer la diferencia entre el trabajo con hojas y libros. Diferenciar y dar formato a los distintos diseños de impresión. Conviene saber exportar datos a otras hojas de cálculo. Al igual que en el caso anterior, es bueno aprender a usar dos programas de ésta clase para no limitarse a un único sistema operativo o suite además de aprender a utilizar las versiones online que se ofrecen.

Si queremos aprender a manejar los programas para realizar presentaciones multimedia (como por ejemplo Microsoft PowerPoint o Impress de LibreOffice) debemos documentarnos en las funciones básicas de todo programa y en sus particulares, tales como: Insertar nuevas diapositivas y escoger el tipo de diapositiva que nos conviene usar (de título, en blanco, con objetos, entre otras); las funciones de texto, aunque aquí podemos elegir la dirección del mismo. Debemos aprender cómo insertar imágenes, viñetas, archivos de audio o vídeo. Podemos además personalizar el color de fondo, el color de los bordes de las imágenes y de otros integrantes de nuestra presentación. Podemos también agrupar o desagrupar éstos objetos y añadirles efectos de movimiento.

Para manejar los programas de bases de datos como Access debemos practicar el almacenamiento de datos en tablas, así como saber darle formato y definir los campos de las mismas. Luego, aprender a hacer las consultas, es decir, definir la información que debe ser editada, añadida o eliminada para indexarla y posteriormente utilizarla (o lo que es más sencillo, pedirle información al programa). Otra función que puede facilitar el trabajo es la de exportar datos desde un archivo .doc o .txt para llenar las tabla; programar el software para que realice alguna tarea automáticamente (por ejemplo, exportar regularmente la base de datos) y por último, podemos aprender a crear formatos imprimibles con la información de las bases de datos que estemos gestionando. ¡Vaya que es importante para aprender a manejarlo si tienes o trabajas para una empresa!

Esas son las habilidades básicas que has de manejar si quieres trabajar de manera más eficiente y en menor tiempo, sin embargo, existen otros programas que puedes usar en un nivel básico:

  • Calendarios para llevar bien controladas las citas y lo que hay que hacer con respecto a cada día del mes.
  • Calculadora porque, a ver, todos nos beneficiamos de una calculadora sencilla de vez en cuando.
  • Herramientas de dibujo o diseño, para crear afiches, pendones y otros medios de publicidad.
  • Programas como Publisher, de la suite Microsoft Office, que te permite crear cosas sencillas como tarjetas de felicitación, folletos o etiquetas, además de otros proyectos más complejos como anuarios, catálogos y boletines profesionales de correo electrónico.
  • La suite de código abierto OpenOffice (además de otros programas, como Excel) tiene un editor de fórmulas matemáticas llamado Math, que tiene la función de formatear y alinear correctamente los símbolos matemáticos para componer la fórmula de una manera correcta y elegante.
  • Open Office también ofrece una herramienta para dibujo vectorial llamada Draw, que sirve para escalar imágenes que tienen un relleno definido en mapas de bits.
Ofimática Básica
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