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Ofimática

Ofimática Avanzada

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Los programas ofimáticos que se incluyen en los paquetes de software son familiares para todos nosotros, los jóvenes inmersos en el mundo de la tecnología, los estudiantes de todas las edades y profesionales de gran cantidad de campos laborales que constantemente utilizamos procesadores de texto para realizar diversas asignaciones, usamos también las presentaciones para dar color y estilo a las ideas que queremos exponer y las hojas de cálculo para facilitarnos las tareas del día a día;  incluso para las amas de casa que desde su PC son capaces de registrar y manejar las cuentas, horarios de actividades, programar calendarios de visitas al médico, al dentista, entre otras cosas.

Mientras la vida avanza, también lo hacen los programas de burótica; cambian para adaptarse a las necesidades de los usuarios y esto ha propiciado un incremento en la presencia de los mismos en el aspecto personal y profesional de las personas. Todos (o bueno, casi todos) usamos éstas aplicaciones, aunque, distamos mucho de hacerlo con verdadera eficiencia; es más, muy pocos pueden destapar todo el potencial que poseen en conjunto las herramientas ofimáticas de cara a generar y gestionar gran cantidad de datos de la mejor manera.

¿Qué quiero decir? Pues, seguramente has tenido que hacer algún ensayo en un procesador de texto, entonces piensas: “Será sencillo, sólo debo teclear palabras, darle un formato sencillo y listo” pero, ¿Qué sucedería si te ordenan escribir un ensayo con márgenes, características especiales de subrayado, fuente, tamaño de la fuente, especificaciones en los párrafos, con pie de página, numeración de página…? Y así tantas otras características que quizás ni sabías que tu software tenía.

Por otra parte, si necesitaras realizar múltiples cálculos (cálculos de verdad difíciles) como por ejemplo tasas bancarias, impuestos, proporciones, entre otras cosas de manera rápida y limpia, te vendría bien saber manejarte con tu aplicación de hoja de cálculo, ¿Cierto? Para esos casos en donde los conocimientos básicos (esos que casi siempre son autodidactas, que  por el hecho de ser las aplicaciones de ofimática tan conocidas, tus  familiares y amigos te hacen entender que es tu propia responsabilidad obtener) no son suficientes, puedes dedicar algo de tiempo y esfuerzo a mejorar tus habilidades y empaparte en la Ofimática Avanzada.

¿Qué es la Ofimática Avanzada?

Esencialmente es el nivel de conocimiento y manejo de los aditamentos que posee una herramienta ofimática que permiten ejecutar sus funciones más avanzadas, con la intención de generar documentos con acabados profesionales, ahorrando a su vez, tiempo y recursos tanto técnicos como humanos. Representa un requisito prácticamente indispensable para la vida profesional o académica de cualquier persona en el siglo XXI.

Hablaré un poco de los alcances que tiene la ofimática avanzada, nombrando los aspectos que podrías manejar en los programas más comunes que todo paquete de aplicaciones buróticas debe contener, además de explicarte un poco de qué van cada uno de ellos (y te dejo unos ejemplos para que vayas a conocer otros, no te quedes en los que Microsoft Office ofrece):

  • Procesador de Texto: Como sabrás, es la herramienta que permite crear, editar y almacenar documentos de texto con un formato determinado además de permitirte utilizar efectos artísticos. Ejemplos de éste tipo de programa son Microsoft Word, Word Pad y Open Office (paquetes que incluyen las aplicaciones ofimáticas básicas); y el conocimiento avanzado de ésta aplicación permite crear comentarios, notas al pie de página, rotular con títulos, proteger el documento, usar hipervínculos, entre otras cosas.

 

  • Hoja de Cálculo: Es la aplicación que permite crear documentos en los que puedes manipular datos numéricos y alfanuméricos, distribuyéndolos en tablas compuestas por celdas para así, ejecutar cálculos de variada dificultad. Ejemplos son Microsoft Excel, Open Office y Docs to Go que son paquetes para sistemas operativos en línea además de Windows; el uso avanzado de ésta herramienta ofimática permite destacar el en ambiente empresarial y comercial puesto que con gran eficacia se pueden manejar muchos cálculos con gran cantidad de variables, llevarlos a gráficas, auditar las fórmulas utilizadas, manejar contabilidad y realizar otras actividades cotidianas en tales áreas.

 

  • Bases de Datos: Son programas informaticos que organizan y almacenan datos de manera tal que las tablas estén indexadas y permitan responder preguntas o acceder rápidamente a ellos y están configurados tanto para ser usados en pequeñas bases de datos como para usarse en el entorno empresarial o gubernamental. Algunos ejemplos de programas para manejar bases de datos son Microsoft Access, Visual Fox Pro (también desarrollado por Microsoft), MySQL Database que funciona también en equipos que usen el sistema operativo UNIX y Oracle que es muy usado a nivel empresarial. El manejo avanzado de éste tipo de tecnología permite crear bases de datos, editarlas, relacionar datos de distintas clases, permite hacer consultas avanzadas, administrar datos en red, ente otras actividades.

 

  • Presentaciones Multimedia: Son las herramientas de software que utilizamos para crear contenidos y exponerlos en diapositivas. Permiten crear texto y darle formato, añadir contenido multimedia y presentar las diapositivas de forma continua (es decir, basándose en esas tres funciones principales te permite desarrollar una presentación tan densa en atractivo y entretenimiento como desees y te sea posible).

Algunos ejemplos son Microsoft PowerPoint para Windows  y  Keynote (sólo para Apple), Apache Open Office Impress y algunos que puedes usar en línea como Prezi y Google Docs Presentación. Ahora bien, ¿Qué te permitiría saber el manejo avanzado de estos programas? ¡Pues crear las mejores presentaciones de tu colegio, universidad o trabajo! Usar combinaciones de colores, fondos, animaciones, transiciones y todo lo que el programa te ofrezca.

Como habrás comprendido tras dedicarte a leer éste artículo, bien podrías existir con el conocimiento básico de la ofimática pero siempre es bueno ir un poco más allá, apostar a algo mejor y crecer como persona y como profesional, usando la ofimática avanzada podrás lograrlo de manera muy eficiente.

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